„Anfangs haben wir uns gefragt, ob sich der Aufwand einer Zertifizierung lohnt und woher wir die Zeit für das Qualitätmanagement hernehmen sollen“, beschreibt Cerwick den Beginn des Zertifizierungsprozesses. Angestoßen wurde die Initiative vom Bistum Mainz, das den kirchlichen Kindertagesstätten die Möglichkeit eines Zertifizierungsprozesses eröffnet und auch unterstützt hat. Der „Verband der Katholischen Tageseinrichtungen für Kinder“ (KTK) hat für das Qualitätsmanagement in den Kindertageseinrichtungen die internationale Norm DIN EN ISO 9001 zugrunde gelegt und die Arbeit in neun Qualitätsbereiche gegliedert. In regelmäßigen Treffen der Mitarbeiter und der Hausleitung wurden Prozesse und Projekte beschrieben, reflektiert und schriftlich festgehalten, so dass am Ende umfassende individuelle Handreichungen für das eigene Haus entstehen.
Handbuch für Mitarbeiter in der Küche
Treibender Motor im Kreis der Mitarbeiter der KiTa St. Cäcilia war Barbara Mühlhaus. „Was Anfangs sehr mühsam gelaufen ist, hat sich nach und nach als große Hilfe herausgestellt“, erläuterte Erika Cerwick. Herausgekommen sind am Ende vier große Ordner gefüllt mit Beschreibungen, Handreichungen und Dokumentationen, die die Arbeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Einrichtung definieren. So gibt es nun ein ausführliches „Handbuch“ für die Mitarbeiterinnen in der Küche, ein weiteres für den U3-Bereich und eines für den KiTa-Bereich sowie das „Bundesrahmenhandbuch“. „Die Handbücher sind eine wertvolle Unterstützung, um Reibungsflächen in unserer täglichen Arbeit zu minimieren und gerade auch neuen Kolleginnen und Kollegen den Einstieg zu erleichtern“, erklärt Cerwick und ergänzt „damit sind auch Verantwortlichkeiten und Regeln klar definiert“. Teil des Zertifizierungsprozesses ist es, dass die intern festgelegten Regelungen und Prozessabläufe reflektiert, überarbeitet und ergänzt werden.
„Wir haben erst einmal verstehen müssen, was Prozesse und was Projekte sind“, schildert Cerwick den Zertifizierungsprozess. Auch ein Fehler- und Beschwerdemanagement ist mittlerweile fester Bestandteil der KiTa St. Cäcilia. „Für viele Aufgabenbereiche gibt es jetzt Listen und Dokumentationen, die für eine bessere Qualität unserer Arbeit sorgen“ erklärt die Leiterin der KiTa. Auch die Eltern wurden immer wieder aktiv in die Zertifizierungsphase eingebunden und hatten die Möglichkeit ihre Ideen und Anregungen einzubringen. Pfarrer Martin Weber freut sich über das Engagement und das erreichte Ziel seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Mehr noch als das eher technisch klingende Zertifikat freut mich das Gütesiegel, denn mit dem Begriff ‚Güte’ kommt zum Ausdruck, dass hier mit Herzblut gearbeitet wird“, lobte Weber die Auszeichnung.
Bei allem Stolz über die Auszeichnung erinnerte Cerwick auch daran, dass mit der Zertifizierung und dem Gütesiegel nur ein Anfang gemacht wurde, der eine größere Transparenz und eine klarere Definition der Aufgaben gebracht hat, der aber immer weiterentwickelt werden muss. „Die Zertifizierung ist nicht das Ziel, sondern nur eine Zwischenetappe auf dem Weg einer ständigen Weiterentwicklung“, so Cerwick